HINWEISGEBERSYSTEM

1. Unser Hinweisgebersystem

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipen unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei der Volkswagen Group Digital Solutions GmbH oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb betreibt das Zentrale Aufklärungs-Office ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem.

Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.

Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten.

Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen.

Benachteiligungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern sowie allen Personen, die zu Untersuchungen bei der Volkswagen Group Digital Solutions GmbH beitragen, werden nicht toleriert.

Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist.

Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt.

Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.

Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?

Qualifizierte und erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zentralen Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potenziell schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach.

Zunächst erhalten Hinweisgebende eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office den Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potenziellen Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt.

Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office die Untersuchungsergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionsempfehlung aus.

Informationen über den Bearbeitungsstatus* des Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden den Hinweisgebenden unverzüglich mitgeteilt.

Potenzielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentralen Aufklärungs-Offices gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern.

Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.

Weitere Informationen über die diesbezüglichen Verfahrensgrundsätze finden sich hier.

*Die Bearbeitungszeit kann variieren und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.

2. Welche Art von Meldung möchten Sie abgeben?

a) Sie haben ein Anliegen oder Feedback, das ein Volkswagen Group Digital Solutions GmbH Produkt oder eine Dienstleistung betrifft?

Bitte wenden Sie sich bei Feedback bzw. Beschwerden zu Dienstleistungen der Volkswagen Group Digital Solutions GmbH an compliance@vwgds.de.
Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir diesbezügliche Anliegen nicht weiterleiten und aus Zuständigkeitsgründen auch nicht tätig werden können.

b) Eine Verdachtsmeldung zu potenziellem Fehlverhalten an unser Hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten von der Volkswagen Group Digital Solutions GmbH, Verstöße gegen Code of Conduct für Geschäftspartner oder menschenrechtliche und umweltbezogenen Risiken und Verstöße in unserer Lieferkette zu melden.

Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben an die zuständigen Behörden zu wenden.

E-mail

Das Zentrale Aufklärungs-Office der Volkswagen Group Digital Solutions GmbH kann per E-Mail über die folgende Adresse erreicht werden:

io@volkswagen.de

Bei Anliegen oder Feedback, das ein Volkswagen Group Digital Solutions GmbH Produkt oder eine Dienstleistung betrifft, wenden Sie sich bitte an compliance@vwgds.de

Per Post

Volkswagen AG, Zentrales Aufklärungs-Office
Postfach 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg, Germany

Persönlich

Bitte vereinbaren Sie vorab einen Termin über:

io@volkswagen.de

Ombudsleute

Die Volkswagen Group Digital Solutions GmbH hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern – auf Wunsch auch anonym – an das Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.

Wer mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchte, findet alle notwendigen Informationen unter dem folgenden Link: https://ombudsleute-der-volkswagen-ag.de/

Online-Meldekanal

Sie haben die Möglichkeit, über eine webbasierte Kommunikationsplattform in mehr als 65 Sprachen mit dem Ermittlungsbüro Kontakt aufzunehmen.

Dieses System ist vertraulich und technisch gesichert und ermöglicht es Ihnen, Berichte anonym einzureichen.

Den Online-Meldekanal erreichen Sie über folgenden Link: https://goto.speakup.report/volkswagen

Hier finden Sie Anleitungen, wie Sie online, per App oder telefonisch Meldungen erstatten können.

Sprachaufnahme per Telefon

Sie können uns rund um die Uhr eine Sprachnachricht hinterlassen.

Nach Eingabe der Telefonnummer (spezifisch für Ihr Land) werden Sie aufgefordert, den Organisationscode einzugeben. Anschließend können Sie Ihren Bericht als Sprachaufnahme einreichen. Dem Ermittlungsbüro wird ausschließlich ein schriftliches Protokoll zugestellt. Wählen Sie sich erneut ein, um die Antwort oder weitere Fragen unseres Teams anzuhören.

Wählen Sie eine Telefonnummer aus dieser Länderliste für Ihr Land oder. Ihre Region und halten Sie den entsprechenden Organisationscode 122203 bereit.

Speak Up App

Sie können auch die App „SpeakUp“ von People Intouch herunterladen (nur für private Geräte), um auf das sichere Meldesystem zuzugreifen.

Über diese App können Sie Ihre Meldung schriftlich einreichen oder eine Sprachnachricht (auch anonym) hinterlassen.

Sie benötigen den Organisationscode 122203. Loggen Sie sich wieder ein, um die Antwort unseres Teams zu sehen oder weitere Fragen zu beantworten. Um die App herunterzuladen, können Sie auch den QR-Code scannen:

3. Haben Sie Fragen oder benötigen Sie einen Ansprechpartner vor Ort?

Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können auch an das Untersuchungsbüro gerichtet werden.

Darüber hinaus können Sie sich bezüglich aller Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem auch an unseren lokalen Compliance-Beauftragten/die zuständige Stelle wenden unter:

antje.herrmann@vwgds.de